SOFTWARE ENGINEERING

Empresas industriales, financieras y de servicios

Contexto

En una asamblea, acreditar y votar no son simples trámites administrativos. Son procesos críticos que afectan a la validez de la participación, al control del quórum, a la gestión de representaciones, a la confidencialidad del voto y a la confianza en los resultados.

LKS Next ya prestaba servicios de acreditación y votación digital en asambleas corporativas y cooperativas, apoyándose en herramientas de terceros para el control de acceso y la votación digital. Sin embargo, el servicio seguía dependiendo de múltiples soportes, revisiones sucesivas y una coordinación operativa elevada.

La oportunidad era clara: convertir un servicio que funcionaba gracias al conocimiento experto del equipo en una solución más ordenada, repetible, trazable y preparada para crecer.

El reto

El principal desafío consistía en transformar un proceso crítico, con alto impacto organizativo y legal, en una plataforma digital capaz de mejorar la eficiencia sin perder control, seguridad ni capacidad de adaptación a cada cliente.

La solución debía responder a varios objetivos:

• Centralizar la información de cada asamblea en un único entorno de trabajo.
• Reducir la dependencia de tareas manuales en la preparación de datos, tarjetas, comunicaciones y resultados.
• Conectar mejor las fases de acreditación, votación, seguimiento y cierre.
• Facilitar la gestión de incidencias en tiempo real durante el evento.
• Ofrecer mayor visibilidad a los perfiles responsables de la sesión.
• Mantener la confianza en el proceso, especialmente en relación con el anonimato del voto y la validez de los resultados.
• Diseñar una base modular, capaz de adaptarse a distintos tipos de asamblea, niveles de digitalización y necesidades de cliente.

El reto no era únicamente desarrollar una aplicación. Era rediseñar el servicio completo para hacerlo más eficiente, escalable y sostenible.

Enfoque de LKS NEXT

LKS Next abordó el proyecto desde una perspectiva de Software Engineering, combinando diseño de servicio, UX/UI, definición funcional, desarrollo iterativo y validación en contexto real.

El trabajo comenzó con una fase de análisis del servicio actual: herramientas utilizadas, tareas internas, puntos de contacto, perfiles implicados, momentos críticos e incidencias habituales. A partir de esa comprensión, se definió una arquitectura funcional orientada a conectar las fases principales del proceso.

El enfoque se apoyó en tres principios:

Diseñar antes de construir.

Antes de desarrollar funcionalidades, se analizaron los flujos reales de trabajo, las necesidades de los equipos y las condiciones de uso durante una asamblea.

Construir una primera versión viable.

Se desarrolló un MVP operativo para responder a necesidades inmediatas del servicio y poder contrastarlo durante una temporada real de asambleas.

Evolucionar desde el aprendizaje.

La implementación permitió identificar mejoras funcionales, necesidades de integración, oportunidades de automatización y nuevas capacidades para futuras iteraciones.

Este enfoque permitió avanzar de forma progresiva, reduciendo riesgo y asegurando que la solución respondiera a necesidades reales, no solo a una visión teórica del proceso.

La solución

El resultado fue eAsamblea by LKS Next, una plataforma diseñada para ordenar la preparación, ejecución y cierre de procesos participativos con alto nivel de exigencia operativa.

La plataforma se diseñó como una capa de gestión y coordinación capaz de convivir con herramientas externas ya utilizadas por el servicio (por ejemplo en la configuración de las votaciones digitales) y de ordenar todo el proceso desde una ficha única de asamblea.

MVP operativo

La primera versión permitió organizar la gestión interna de cada evento a través de módulos funcionales:

• Acceso y autenticación mediante correo y código de verificación.
• Listado general de asambleas.
• Ficha de asamblea con datos generales y datos internos del evento.
• Gestión de equipo e infraestructura necesaria.
• Configuración de tipos de asistente, idiomas, secciones, derechos de voto y representaciones.
• Gestión simplificada de convocados.
• Generación de acreditaciones y comunicaciones.
• Preparación de documentación para votación digital.
• Consulta de resultados de acreditación, asistencia y participación.
• Administración de clientes, usuarios e infraestructura.

El MVP permitió transformar parte de la operativa en una estructura común, reduciendo la dispersión de información y facilitando el trabajo del equipo en fases de preparación y ejecución.

Puntos de contacto del servicio

La solución no se limitó a la aplicación. También se trabajó en el diseño de otros elementos clave que permitirían mejorar la experiencia completa:

• Documentación para la acreditación.
• Documentación para la votación.
• Correos electrónicos.
• Materiales de formativos para equipos acreditadores y personas convocadas.
• Plantillas de resultados.
• Recursos visuales de apoyo para la operativa presencial.

Esta visión permitió que la experiencia fuera coherente antes, durante y después de la asamblea.

Resultados y beneficios

eAsamblea ha permitido construir una base más sólida para gestionar asambleas de forma eficiente, segura y escalable. El proyecto permitió pasar de una gestión apoyada en hojas de cálculo, documentos, comunicaciones dispersas y herramientas externas no integradas, a un modelo digital más estructurado, capaz de conectar datos, personas, roles, votaciones, incidencias y resultados en una misma lógica de servicio.

Entre los principales beneficios destacan:

• Mayor control sobre la preparación de cada asamblea.
• Reducción de la información dispersa entre hojas de cálculo, documentos, correos y herramientas externas.
• Mejora de la coordinación interna entre perfiles técnicos, operativos y responsables del servicio.
• Mayor visibilidad sobre el estado del proceso antes y durante la asamblea.
• Gestión más ágil de incidencias habituales.
• Mejor experiencia para el cliente.
• Mayor capacidad para adaptar la solución a distintos tipos de asamblea y niveles de digitalización.
• Cierre documental más ordenado con resultados mejor estructurados.

Durante la implementación, el MVP se utilizó en más de 20 asambleas reales, con distintos niveles de servicio: acreditación, votación digital, soporte presencial, preparación de materiales y entrega de resultados. Esta validación permitió detectar mejoras y confirmar el valor de una solución modular, flexible y preparada para evolucionar.

Escalabilidad y evolución

eAsamblea se plantea como una solución preparada para crecer de forma progresiva. Su arquitectura funcional permite incorporar nuevas capacidades sin rehacer el servicio desde cero.

Es, en definitiva, una plataforma más industrializada, reutilizable y alineada con las necesidades de crecimiento del servicio.

Testimonio del cliente

eAsamblea nos permite preparar y gestionar procesos participativos con más orden, visibilidad y confianza, manteniendo el acompañamiento experto de LKS Next en los momentos críticos del servicio.

Asier García, coordinador de Smart Factory

Tecnologías

• Angular / SPA
• .NET
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• HTML para comunicaciones personalizadas
• Figma
• MateCat para localización bilingüe
• GitHub
• APIs e integración entre sistemas
• Automatización de procesos
• QA y validación funcional
• Seguridad, roles y permisos
• Diseño UX/UI
• Arquitectura modular orientada a evolución
• Cierre / CTA

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