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AMPO

Contexto

AMPO es un grupo industrial cooperativo especializado en soluciones de ingeniería para la manipulación de fluidos en sectores altamente exigentes como el energético y el minero. La compañía cuenta con aproximadamente 1.000 profesionales, cinco plantas de fabricación en España, India, Arabia Saudí y Kazajistán, presencia comercial en más de 60 países y una clara apuesta por la innovación, a la que destina al menos el 2 % de su facturación anual.

En el marco de su proceso de transformación digital, la organización acometió la migración de su ERP a SAP S/4HANA, un proyecto que permitió disponer de información más robusta y trazable, pero que también incrementó la carga operativa de determinados usuarios al exigir una mayor calidad y control en el tratamiento de los datos.

El reto

La implantación de SAP S/4HANA puso de manifiesto la necesidad de optimizar numerosas tareas administrativas repetitivas que consumían tiempo y apenas aportaban valor al negocio.

Los equipos dedicaban parte de su jornada a actividades manuales como la introducción de información en SAP, la asignación de responsables técnicos, la generación de documentación o la comparación de datos entre diferentes aplicaciones.

El objetivo de AMPO era reducir esa carga de trabajo, minimizar los errores derivados de procesos manuales y permitir que los profesionales dedicaran más tiempo a tareas de ingeniería y diseño, donde realmente aportan conocimiento y valor diferencial.

Enfoque de LKS NEXT

LKS NEXT acompañó a AMPO en la identificación de los procesos con mayor potencial de automatización mediante una fase inicial de análisis.

Durante esta etapa se evaluaron distintos procesos según criterios como:

• volumen de trabajo
• frecuencia de ejecución
• complejidad
• estabilidad del proceso
• número de aplicaciones implicadas
• esfuerzo de implantación
• ahorro potencial

Este análisis permitió priorizar aquellas automatizaciones con un mayor retorno para la organización y construir una hoja de ruta progresiva basada en casos de uso de alto impacto.

La solución

La solución se desarrolló utilizando la plataforma UiPath, integrada con SAP S/4HANA y otras aplicaciones corporativas.

Tras aproximadamente un año y medio de trabajo conjunto, AMPO ha implantado distintos robots software para automatizar procesos del área de ingeniería y continúa ampliando nuevos casos de uso.

Entre las principales automatizaciones destacan:

Registro automático de requisitos de calidad en SAP

Los ingenieros continúan definiendo los requisitos de calidad en una hoja Excel, pero el robot se encarga de:

• validar la información recibida
• acceder automáticamente a SAP
• registrar todos los requisitos de calidad correspondientes
• generar trazabilidad completa del proceso
• informar al usuario del resultado de la ejecución

Esta automatización elimina un proceso repetitivo basado en copiar y pegar información entre Excel y SAP, garantizando además la correcta introducción de los datos.

Asignación automática de responsables técnicos

Otro robot actualiza diariamente en SAP la asignación de responsables técnicos previamente definida en la herramienta BPM corporativa.

El proceso evita duplicidades entre aplicaciones y asegura que ambas plataformas mantienen la misma información de forma totalmente automática.

Generación automática de comparativas técnicas

La solución también automatiza la extracción de información desde SAP para generar comparativas técnicas mediante Excel, incorporando tratamientos adicionales que anteriormente no se realizaban por falta de tiempo.

El resultado se entrega automáticamente al usuario, facilitando el análisis y la toma de decisiones.

Además, AMPO continúa desarrollando nuevos robots orientados a procesos de compras y seguimiento financiero, ampliando progresivamente el alcance de la automatización.

Resultados y beneficios

La automatización ha permitido a AMPO mejorar la eficiencia de numerosos procesos administrativos asociados a SAP.

Entre los principales beneficios destacan:

• reducción significativa de tareas repetitivas
• disminución de errores humanos mediante procesos totalmente automatizados
• mayor productividad de los equipos al dedicar su tiempo a actividades de mayor valor
• disponibilidad continua de los robots (24×7)
• reducción de costes operativos

En términos concretos, algunos de los resultados obtenidos son:

• 30 minutos de ahorro por pedido en el registro de requisitos de calidad, en un proceso que gestiona alrededor de 100 pedidos semanales.
• Entre 15 y 30 minutos diarios de ahorro por usuario en la asignación automática de responsables técnicos.
• Reducción aproximada del 15 % del tiempo dedicado al lanzamiento de pedidos gracias a la automatización de tareas administrativas relacionadas con la documentación técnica.

Pero más allá del ahorro de tiempo, el principal beneficio ha sido liberar a los especialistas para que centren su trabajo en actividades de ingeniería y diseño.

Escalabilidad y evolución

La estrategia de automatización de AMPO no se limita a unos pocos procesos.

Tras los primeros resultados, la compañía continúa identificando nuevas oportunidades de aplicación de RPA en diferentes áreas del negocio, como compras o finanzas, consolidando un modelo de mejora continua basado en la automatización inteligente.

La combinación de SAP S/4HANA, UiPath y el acompañamiento de LKS NEXT proporciona una plataforma preparada para seguir incorporando nuevos procesos de forma ágil y escalable.

Testimonio del cliente

«Lo que intentamos es que las personas dediquen su tiempo allí donde realmente aportan valor. Las tareas repetitivas, administrativas o de copia y comparación las dejamos en manos del robot.»

«Hemos conseguido ahorrar unos 30 minutos por pedido en un proceso donde gestionamos alrededor de 100 pedidos a la semana. Además, aseguramos un nivel de error del 0 %, algo crítico para nosotros.»

Alain Gómez
CIO – AMPO

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